如何少花钱

由于“保持原位不动”的哲学在限制预算的制造商中间扩展开来，因此一些软件厂商迫不得已调整了向态度勉强的客户销售升级软件的方式。Microsoft、SSA Global和Oracle已被迫延长对最近收购的目前企业应用的支持。例如，就在Oracle于今年1月份接管PeopleSoft/JD Edwards之后，JDE OneWorld XE ERP的用户成功地迫使Oracle延长对产品的两年支持，而不
是按照原计划停止支持。同样，SSA Global最近承诺，只要客户愿意支付维护费用，将永远不会停止对现有产品的支持，尽管SSA表示维护成本可能会随着产品的老化而增长。

SSA Global 的首席技术官Cory Eaves说：“对于我们的更多客户来说，必须同其他投资一样从财务方面严格证明升级的正当性。如果客户仅仅是因为厂商威胁停止支持而努力证明升级是正当的，这种做法是可疑的。”

但是，对于一些制造商来说，进行明智的IT投资并不仅仅是顽固地揪住企业软件升级等购买不放。更多的企业还引入流程、组织结构和工具，他们相信这些可为IT预算流程带来更多的严格性、透明度和可解释性。

SGI公司CIO Dean Drougas表示：“我是公司中自由支配资本的最大开销者之一。当涉及到证明在业务部门投资的正当性时，我和我的许多同事过去都谈论与业务没有任何关系的技术性原因。如今我们不得不说业务语言，以确保IT正在为业务提供适当的服务。”

由于更多的制造商将IT视为集中、共享的服务，他们的客户——业务部经理们，要求提供关于有限的IT资源投向何处和实现什么目的的更明确、更新的信息。而IT部门要求业务部在批准之前提供对于IT项目的明确要求与目标，这在许多企业都是前所未有的事情。

怎么办好事

Dana公司的Forrester表示：“过去，我们不具备所需要的控制力。如果工厂经理要求什么，你就照做。现在，我们正向着正式结构迈进。这种结构有着经IT和业务双方非正式同意的决策标准，双方知道谁有权做出决定。通过这种方式我们将能够说‘不，我们不做那个项目，这就是原因’。它将赋予我们这种力量。”

在Forrester的指挥下，Dana正在规定一套可应用到全部现有和提议的IT项目中的通用项目管理流程——从诸如电子邮件等支持服务到重大的应用升级。一个新成立的项目管理办公室将编制目录并跟踪全部现有IT项目，并跟踪分配到每个项目中的人力等资源。Forrester表示，这不仅可帮助业务部门经理了解他们的项目正在使用的IT资源，还允许公司构建可用于分析并收取业务部门开支的成本分配模型。此外，由于能够统一查看现有和提议的项目，Dana的IT和业务部门能够明确了解对IT资源的预期需求和供应。

Dana还将引入通用的项目管理方法。除为IT项目的组织提供连贯一致的指导原则之外，该方法还为公司提供连贯一致的流程，可用于根据诸如需要的投资级别、投资回报以及战略适合度等标准，对所提议的项目进行批准或拒绝。除此之外，Dana还将向机构中引入更多的业务分析人员， 他们将充当IT部门和业务部门之间的中间人。这些多数曾经是工厂IT经理的分析人员将收集业务需求，并帮助将这些需求转化为IT项目。

业务部门提出项目建议的第一步是写出详细的业务计划，说明项目必要的竞争因素、商机、潜在的成本节约以及与现有应用集成的机会。接下来，IT组对提议进行评估，开发一套可用于执行该计划的可供选择的技术，并附带每种技术的成本估算。此外，IT组还报告建议采用哪种可选技术。

如果业务部门和IT组一致同意项目有意义，他们共同提出初步设计，其中包括具体的成本估算。Ametek 的财务组就是从中收集一系列报告，包括对项目现有净价值的、内在投资回报率以及风险的估计。而且在将提议的项目交由高层管理人员批准之前，要对公司的执行准备进行评估。这种用于评估提议的IT项目的判断常识及可重复流程可有效地确保制造商将有限的IT资源用在重要的事情上。

然而，在某些情况下，这可能还不够，因为这些用于评估和监控IT项目的流程缺乏透明度。 业务部门经理往往不能确切地看到IT资源用在何处，也不明确业务从那些资源中获得什么价值。

Forrester说：“一般情况是我们听董事会向下传达‘我们将收入的3%用于IT投资，但是我们没有从中得到足够的回报’。解决这个问题的惟一办法是更紧密地把IT同业务挂钩。”

某些制造业CIO认为，解决这一问题的惟一方法是部署相对较新的企业应用软件。这些软件可望实现对与IT应用和项目相关的资源和成果进行自动跟踪，并以业务经理和IT经理均能理解的方式报告该信息。AMR Research将这类新型应用软件称为IT Resource Planning(IT资源规划)。Forrester Research称之为Integrated IT Management(集成式IT管理)。不论怎么称呼，就把它看作是带来IT功能的ERP。

AMR的Swanton表示：“对于这类应用的需求是有着真正的原因的。维护和供应大型ERP系统或其他IT资源涉及许多复杂的流程，这些流程主要是围绕变更控制和发现资源来满足需求开展的。这使得企业有必要拥有一种系统来帮助决定对哪些项目排列优先级，如何对这些项目进行预算，以及如何创建进度表并在事情完成时进行核实。”